Как избавиться от старых офисных файлов и организовать их утилизацию? В этом вам отлично поможет справиться https://xn--80aaa2bfd6apgd.kiev.ua/utilizacziya-dokumentov-arhivov/.

Поскольку офисы продолжают отказываться от бумажных документов в пользу цифровых систем хранения документов, вас могут попросить избавиться от десятков или даже сотен старых бумажных офисных файлов. Наличие плана быстрого и эффективного избавления от них после сохранения необходимых документов путем их сканирования в электронной файловой системе избавит вас от перегрузки.

Оцените, какие файлы необходимо сохранить. Существуют ли старые бумажные папки в одной или нескольких комнатах? Какие комнаты нужно освободить в первую очередь? Ответив на эти вопросы в самом начале, вы сможете определить приоритеты утилизации и сканирования. Убедитесь, что ваш руководитель четко понимает, что вам потребуется достаточно времени для выполнения этой работы, чередуя ее с другими вашими обязанностями.

Получите информацию от других сотрудников офиса, которым необходимо использовать информацию, содержащуюся в файлах. Если вы не знакомы с тем, что должно быть в файле, попросите этого человека объяснить вам, чтобы вы могли определить, является ли файл полным или нет. Вам нужно будет знать, отсутствует ли важный документ, и спросить, что делать, если файл не завершен.

Существуют законы и руководящие принципы относительно того, как долго должна храниться информация. Прежде чем приступить к процессу утилизации, лучше всего ознакомиться с этими законами и практикой.

Возможно, вам придется развернуть несколько документов одновременно, особенно если файлы должны быть заполнены до их сканирования. Подготовьте достаточно места на своем столе или используйте пустой стол или рабочее место, чтобы физически разобрать файл. Выделите место для документов, ожидающих сканирования. Иногда нет необходимости сохранять все (дубликаты, рукописные заметки и т. д.). Уточняйте у своего менеджера, если не уверены.

Отсканируйте документы, которые необходимо сохранить. Большинство офисных копировальных аппаратов оснащены функцией сканирования, которая сканирует с более высокой скоростью, если вам нужно скопировать сотни страниц. Прежде чем сканировать, обязательно узнайте, можете ли вы сгруппировать записи вместе или каждую из них нужно сканировать отдельно?

После завершения сканирования пакета файлов вы должны уничтожить ненужные документы.